ASOCIACIÓN DE RESIDENTES ESSSVE, INC.
Urb. El Señorial #50 Calle Pio Baroja San Juan, Puerto Rico 00926
Teléfono: (787) 760-0860 / (787) 579-7749
Boletín Informativo Especial Julio 2023
La Asociación de Residentes de El Señorial Segunda Sección y Villas del Este ha atravesado momentos históricos como lo han sido: la inflación económica, los eventos atmosféricos de los huracanes y la pandemia del COVID-19 manteniéndose firme y cumpliendo con los principios básicos de administración y sin detenerse.
Con los esfuerzos, el valor y conocimiento de cada uno de los miembros de la Junta de Directores, y con la asesoría legal y financiera de recursos externos hemos logrado que esta Asociación este organizada, garantizando el bien común de esta comunidad; y salvaguardando la tranquilidad, paz y sosiego de los Propietarios, Residentes y Visitantes por medio de un control de acceso y vigilancia costo efectivo.
Nuestro Modelo de Administración de transparencia y responsabilidad nos ha llevado a través del tiempo a la creación de Políticas de Métodos y Procedimientos para un manejo y control efectivo de los fondos y la administración en general de la Corporación. Este modelo de administración financiera ha sido auditado por un contador público autorizado independiente sin que se haya recibido un solo se señalamiento y los cuales han sido presentados a ustedes, al Departamento de Hacienda y Departamento de Estado.Han sido tiempos de cambios, atemperados a la realidad de una administración que recoge las actividades de analizar, organizar, planificar, dirigir y controlar el uso de los recursos: humanos, materiales, financieros y tecnológicos. Estos recursos en la Asociación de Residentes ESSSVE, Inc. se utilizan con el único objetivo de mejorar la dirección de esta Corporación y sus métodos de trabajo.
Esta su Junta de Directores está comprometida con el trabajo que voluntariamente le ha tocado hacer y a través de todos los eventos históricos que estamos viviendo, ha cumplido con el deber de poner en alto a la Asociación para alcanzar y exceder las expectativas a través del tiempo; y de esto son testigo otras asociaciones que nos ven como modelo a seguir.
Ya que se acerca la Asamblea General Ordinaria 2023, la cual se llevará a cabo el 19 de agosto de 2023, aprovechamos para incluir y compartir con ustedes algunos de los logros alcanzados en el término del 2022 a 2023, para el beneficio de esta comunidad y en cumplimiento con los postulados de la Asociación.
Agradecemos su confianza y: "A USTEDES LOS MIEMBROS DE LA ASOCIACION LOS INVITAMOS A PARTICIPAR DE SU ASAMBLEA".
Esta su Junta de Directores está comprometida con el trabajo que voluntariamente le ha tocado hacer y a través de todos los eventos históricos que estamos viviendo, ha cumplido con el deber de poner en alto a la Asociación para alcanzar y exceder las expectativas a través del tiempo; y de esto son testigo otras asociaciones que nos ven como modelo a seguir.
Ya que se acerca la Asamblea General Ordinaria 2023, la cual se llevará a cabo el 19 de agosto de 2023, aprovechamos para incluir y compartir con ustedes algunos de los logros alcanzados en el término del 2022 a 2023, para el beneficio de esta comunidad y en cumplimiento con los postulados de la Asociación.
Agradecemos su confianza y: "A USTEDES LOS MIEMBROS DE LA ASOCIACION LOS INVITAMOS A PARTICIPAR DE SU ASAMBLEA".
Respetuosamente y atentamente,
Miembros de la Junta de Directores ESSSVE, Inc. 2022-2023
Zenaida Cortés, Presidenta
Yaniock Soriano, Secretaria
José Guzmán, Tesorero
Vocales: Raquel Vera, Luis Angueira y Kerime Oriols
LOGROS 2022 A 2023
TECNOLOGÍA
| • Actualización de la Página Web con publicaciones con información importante y de interés |
| • Implementación de base de email de los residentes para tener un contacto directo y rápido |
| • Sistema y programa de control de acceso dirigido a mejorar el proceso de registro y resguardar la información confidencial de los residentes |
| • Almacenamiento de video grabaciones de las cámaras relacionado a cada accidente que ocurre |
| • Ampliación de red de cámaras en el control de acceso, mejorando la visibilidad de los accidentes y eventos que son de peligro |
| • Creación de modulo para registrar las ordenes de protección, asecho y acoso, esto pone en alerta a los Oficiales de Seguridad |
| • Apoyo Tecnológico para : 1. Actualización de Hardware (computadora portátil, computadora de mesa, DVR, teléfono portátil y otros) 2. Identificar mal funcionamiento de los equipos y accionar rápidamente para corregir 3. Determinar obsolescencia de los equipos 4. Buscar mejores precios en el mercado para el software y hardware 5. Actualización de la información de las órdenes de protección y acoso entregadas por el tribunal 6. Soporte para darle continuidad a los trabajos en el control de acceso y la Junta de Directores |
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
| • Creación de archivo digitalizado para el almacenamiento de los documentos oficiales de Asociación |
| • Actualizando de la política de métodos y procedimiento |
| • Celebración de reuniones ordinarias y extraordinaria de la Junta de Directores |
| • Revisión y actualización de contrato de Servicios Profesionales |
| • Coordinación con representación legal para trazar plan de trabajo sobre asuntos legales |
| • Programa para la instalación y entrega de los sellos para los residentes autorizados |
ENLACE CON Y PARA LA COMUNIDAD
| • Actividades y recaudo para la Fundación de Acción Social. Se distribuyeron donativos a personas de la comunidad con necesidades especiales |
| • Actividades y recaudo para el Comité Acción Recreativa para las necesidades del parque. |
| • Desarrollo de programa para el mantenimiento del parque mediante voluntarios de la comunidad |
| • Programa de agradecimiento para los donadores de las fundación y comités |
| • Planificación y ejecución del Programa de Verano 2022 para el desarrollo de proyecto que beneficie a la comunidad |
| • Enlace con MSJ para establecer programa para la atención de las casas abandonadas |
| • Enlace con MSJ para establecer programa de mantenimiento para parquecitos pasivos |
| • Solicitud al MSJ para construcción de rampa para impedidos en la entrada donde comienza el control de acceso y al final donde está el portón peatonal de la salida de emergencia. |
| • Propuesta que se adjudicó donde se instalaron placas solares en el centro |
| • Participación en el programa de recuperación de desastre de FEMA para establecer un plan de desastre y convertir el centro en un lugar de acopio |
| • Participación en el programa de prevención y seguridad con los Departamentos de FBI, FURA, Task Force Federales para establecer plan anticrimen en la comunidad |
| • Acuerdo con el Colegio de Trabajadores sociales para el uso de las facilidades del centro y establecimiento de programa de ayuda para la comunidad |
| • Proyecto con carreteras para mejorar el sistema de alcantarillas de la urbanización y trabajar con intersección de la 176 y la entrada a la urbanización que se inunda |
| • Atención en DACO y MSJ de ruptura de muro hecha por un residente entre la colindancia de Villa Húcares y nuestra urbanización, algo violento la aprobación del control de acceso |
| • Reconocimiento de la Cámara de Representante y el Senado a la Asociación de Residentes ESSSVE, Inc. por su administración, gobernanza y liderazgo que es de ejemplo para otras comunidades |
ÓPERACIÓN DEL CONTROL DE ACCESO
| • Revisión de manual de operaciones del control de acceso atemperado con la ley el reglamento |
| • Ejecución de programa de adiestramiento a los Oficiales de Seguridad |
| • Contratación de compañía de seguridad para mejorar el control y la seguridad |
| • Llevar a cabo protocolo de accidente y documentarlo con querella de la policía |
| • Renovación de los permisos de: bombero, salud ambiental y agente retenedor requeridos en la caseta |
| · Coordinación para la inspección y actualización de los extintores de fuego en la fecha de vencimiento. |
| • Coordinación del mantenimiento preventivo del Generador de Electricidad y el suministro de combustible para garantizar el funcionamiento de: portones, aire acondicionado, sistema de computadora, teléfono y se continue con la operación del control al ocurrir apagones |
| • Contratación de compañía para higienización y desinfección contra virus (CIVID-19, Influenza, micro plasmas) |
| • Mejoras a los portones peatonales para garantizar control de las personas que hacen uso de estos |
INFRAESTRUCTURA
| • Mantenimiento a la planta física del control de acceso |
| • Seguimiento a proceso de mantenimiento y visitas por avería a los portones del control |
| • Instalación de cobertizo para la lluvia en el intercom de carril de visitas |
| • Reforzar las rejas de los carriles para incrementar la seguridad |
| • Trabajo en el techo de la caseta para corregir grietas y filtraciones |
| • Cambio de ventana, puerta de entrada, puerta de baño y refuerzo al cristal de la caseta |
| • Refuerzo al portón de salida de emergencia |
PROCESO RECOBRO DE CUOTA
| • Contacto con Preferred Home Services (PHS) para el manejo de las cuentas de residentes y acuerdos de pagos |
| • Creación de video en la página para reforzar: que es un control de acceso y el proceso de registro en PHS de los nuevos compradores conforme al cumplimiento de la ley de control de acceso |
| • Contacto con los bancos que tienen propiedades pendientes a ejecución para darle seguimiento para darle mantenimiento a las casas en lo que se lleva a cabo el proceso de ventas |
| • Solicitud de estudios de título de propiedades recién compradas por inversionistas para diligenciar y agilizar el cobro de cuotas |
PLAN DE CONTROL PARA DISMINUIR GASTOS
| • Búsqueda de póliza de seguros más económicas |
| • Cambio de aire acondicionado inverter para disminuir gastos de luz |
| • Seguimiento a querellas de los accidentes lograr el recobro por los daños y evitar reclamos al seguro que puedan representar aumento en las pólizas |
| • Contrato de representación legal por iguala para disminuir gastos legales |
| • Contratación de servicios de mantenimiento a la maquinaria y portones del control de acceso por un menor precio |
| • Contratación de compañía para servicios misceláneos a un costo menor |
| • Cambio del sistema de lámparas del control de acceso por uno de placas para disminuir gasto de luz |
