PREGUNTAS Y RESPUESTAS MAS FRECUENTES ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA 2023

 P. ¿Qué es una Asamblea General Ordinaria Anual?

R. La Asociación de Residentes ESSSVE, Inc. como un órgano constituido, realiza al menos una Asamblea General Ordinaria, cada año, para reunir los miembros de "La Asociación", esto en coordinación con la Junta de Directores que esté en turno.

P. ¿Cuál el propósito de la Asamblea General Ordinaria?

R. En las definiciones del Reglamento se define como: La Asamblea General Ordinaria Anual se utilizará con el propósito principal de presentar a los titulares o propietarios los Estados Financieros, Auditorías, Presupuesto, elección de los miembros de la nueva Junta de Directores y aplicar enmiendas al Reglamento que surjan como resultado de los acuerdos.

P. ¿Por qué fue suspendida la Asamblea General Ordinaria del 19 de agosto de 2023?

R. Un titular dijo que se reservaba el derecho a impugnar la reunión dado a que se preguntaba sobre cuál fue el análisis para establecer el quorum, además de mencionar lo que establece el reglamento relacionado al quorum, a las firmas de la convocatoria por parte de la presidenta y la secretaria y a la primera convocatoria y segunda convocatoria.

La presidenta explicó que uso como base el cambio ocurrido en la Ley de Control de Acceso al Código Municipal donde no se hace mención del primer y segundo llamado para la convocatoria. Luego esta le brindó la palabra al abogado de la Asociación, quien realizó lectura de lo que establece el reglamento y mencionó que no se contaba con el quorum según reglamento. Por último, mencionó que en base al planteamiento hecho por el titular y de acuerdo con su interpretación, la segunda convocatoria procedía para el día siguiente a la misma hora de convocada la primera.

P. ¿Por qué fue suspendida la segunda convocatoria del día siguiente, domingo 20 agosto de 2023?

R. La Asamblea General Ordinaria 2023, convocada para el 20 de agosto de 2023, fue cancelada por las condiciones del tiempo. Según fue notificado por el Servicio Nacional de Meteorología en San Juan, Puerto Rico, durante la tarde y noche de este día se esperaban grandes cantidades de lluvias y tormentas eléctricas para el área, por lo que responsablemente y por la seguridad de todos los asistentes nos vemos obligados a cancelar la Asamblea General Ordinaria 2023.

P. ¿Los miembros de la Asociación fueron notificados de esta cancelación?

R. Sí, los miembros con los correos electrónicos registrados fueron notificados, se publicó boletín en la página web y los Oficiales de Seguridad estuvieron en el área donde sería celebrada la Asamblea para notificar a los que llegaron de la cancelación y proteger el lugar por las inundaciones que hubo.

P. ¿Se notificó de alguna otra fecha para llevar a cabo la Asamblea?

R. En el comunicado de la cancelación se notificó que la Asamblea General Ordinaria 2023, se estará llevando a cabo el viernes, 15 de septiembre de 2023 a las 7:00 p.m. en el Centro Comunal el Señorial. De no alcanzar el quorum requerido a las 7:15 p.m. se celebrará la Asamblea General Ordinaria el sábado, 16 de septiembre de 2023 a la misma hora y lugar, donde los propietarios con derecho a voz y voto presentes constituirán quorum.

P. ¿Puedo utilizar el proxy que tenía?

R. No. Se requiere volver al proceso establecido por el reglamento para cumplir y tener el control de la representación de los titulares mediante del poder voluntario o notariado.

P. ¿Puedo llevar el kit que se me entregó el sábado, 19 de agosto de 2023? ¿Material informativo y paletas?

R. No. Será distribuido un nuevo material.

P. ¿Quiénes son miembros de la Asociación?

R. Son miembros de "La Asociación" todos los titulares o propietarios de una o más propiedades en las urbanizaciones El Señorial, segunda sección y Villas del Este, que aceptaron el control de acceso en sus inicios, que pagan cuotas mensuales y cumplen con todos los requisitos mencionados en el presente Reglamento, y los que adquieran una propiedad después de implantado el control de acceso.

P. ¿Quiénes tienen derecho a participar de las Asambleas?

R. Todo titular propietario residente podrá participar con voz y voto en las asambleas generales que celebre la Junta o Asociación de Residentes independientemente de que sea o no miembro de la Asociación. En cuanto a los miembros que aceptaron el control de acceso, su participación será regida por la disposición del reglamento.

P. ¿Cómo se define el quorum de la Asamblea General Ordinaria de la Asociación?

R. Para propósito de quorum de la Asamblea General Ordinaria este estará compuesto de la mitad más uno de quienes son los titulares propietarios "bonafide" certificados y no se contarán aquellos propietarios con tres meses o más de atrasos en sus cuotas y a los que se opusieron al cierre. Esto será constatado con 48 horas previo a la fecha en que se hizo el llamado. Si en esta Asamblea no se logra el quorum requerido, para la próxima fecha citada, los propietarios con derecho a voz y voto presentes constituirán el quorum.

P. ¿Los titulares o propietarios con más de una propiedad, que cantidad cuenta para quorum y voto?

R. Cada titular o propietario con más de una propiedad será contado como uno y tiene derecho a un voto independientemente del número de propiedades. El voto estar condicionado a cumplir con las disposiciones establecidas en el reglamento.

P. ¿Puedo ir acompañado a la Asamblea ya sea con un adulto o niño?

R. No. La representación será de uno por propiedad. Es responsabilidad de todo miembro de la Asociación de Residentes ESSSVE, Inc. asistir a las reuniones y asambleas debidamente convocadas. La participación en las Asambleas es solo para personas mayores de edad.

La única excepción para asistir acompañado es si el acompañante del titular representa a otro titular mediante la otorgación de un proxi ya sea por representación voluntaria o por notario y que cumpla con los procesos designado por el reglamento previo a la Asamblea.

P. ¿Cómo se valida quienes son los titulares o propietarios de la Asociación?

R. La Lista de titulares o propietarios estará bajo la custodia de la Agencia de Cobro contrata por la Asociación. Dicho registro constituirá prueba "prima facie" de quiénes son los titulares o propietarios con derecho a votar en las reuniones.

P. ¿Puede un titular presentar evidencia de la titularidad y pago durante el registro en una Asamblea?

R. No. Es responsabilidad de todo titular previo a la Asamblea presentar evidencia de la titularidad y realizar los pagos de las cuotas comunicándose a Preferred Home Services (PHS) al 787-740-7900. La lista oficial del registro de los titulares o propietarios y el balance del pago presentada por PHS será la lista oficial de los miembros de "La Asociación" y como fundamento para determinar el quorum.

P. ¿Puedo asistir en representación de mi padre o esposo (a)?

R. Sí. Aunque es obligación del titular o propietario asistir a las reuniones ordinarias y extraordinarias de "La Asociación", de este no poder asistir, tiene el derecho a estar representado, mediante un poder ("Proxy") que suministrará la Junta de Directores previo a la Asamblea para tales fines y que cumpla con los procesos establecidos por el reglamento.

P. ¿Quién puede pertenecer a la Junta de Directores?

R. Para ser elegible a ocupar cualquier puesto como miembro de la Junta de Directores tiene que ser titular o propietario, miembro de la Asociación, residente bonafide de una o más propiedades en la urbanización, que no tenga deuda o estar al corriente en el plan de pago por concepto de cuotas de mantenimiento atrasadas u otras obligaciones con la Asociación y que cumpla con las disposiciones de ley y las establecidas en el reglamento.

P. ¿Puede un representante del titular o propietario pertenecer a la Junta de Directores?

R. No. La participación del representante designado estará limitada a la participación de las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias; este no podrá ser miembro activo de la Junta de Directores.

P. ¿Están permitidas las acciones violentas y griterías en las Asambleas?

R. No. El titular o propietario tiene el derecho de participar en las reuniones de "La Asociación", siguiendo las instrucciones impartidas por los miembros de la Junta de Directores, el reglamento y según las Reglas de Debates alineado con los procedimientos parlamentarios generales.

El titular o propietario deberá llevar una conducta en todo momento conforme al orden, disciplina, moralidad, decoro y normas de convivencia establecidas por Ley, por este Reglamento, las Ordenanzas Municipales y las buenas costumbres. Los titulares, propietarios e inquilinos tienen la responsabilidad de cumplir con las reglas de seguridad y velar por el bienestar de la comunidad.

Si se produce un comportamiento de un propietario que pone en riesgo la seguridad de los demás o impide la celebración de la asamblea, la persona deberá ser removida por oficiales de la Policía Estatal o Municipal. Aquella persona que se sienta amenazada, o en efecto, sea atacada física o verbalmente, podrá radicar cargos criminales que entienda procedan.

P. ¿Como los participantes podrán exponer o defender sus puntos de vista?

R. Los participantes tendrán un turno de no más de tres (3) minutos para exponer y defender su punto de vista e ideas cuando se sometan los asuntos a votación, ya sea presentando una moción o para refutar la misma, manteniendo un orden y promoviendo igualdad de participación.